SCMS Ceusters

Financieel, administratief & juridisch beheer

Financieel, administratief & juridisch beheer

Onder financieel beheer wordt een vorm van beheer verstaan die is gericht op een efficiënte en doorzichtige wijze van innen van de huurgelden, de gemeenschappelijke kosten en lasten, het opstellen van jaarbudgetten en de opvolging van de op te stellen budgetten, huuropvragingen en debiteurenbewaking, kostenafrekeningen, etc.

Er kan worden overeengekomen dat de opdrachtgever via modem of via e-mail permanente consultatiemogelijkheid zal hebben tot de centrale computersystemen van de beheerder voor on-line raadpleging van de projectgebonden informatie, met behoud van de nodige beveiliging / vertrouwelijkheid van gegevens.

Organisatie

  1. Het financieel beheer geschiedt vanuit de kantoren van de beheerder te Antwerpen.
  2. Elk beheerproject wordt beschouwd als een afzonderlijke entiteit, met een afzonderlijke debiteuren- en crediteurenadministratie.
  3. Voor het innen van de huurgelden / concessievergoedingen wordt voorzien in een aparte bankrekening, op naam van de eigenaar / opdrachtgever, en zonder volmacht voor de beheerder (tenzij de opdrachtgever een andere regeling wenst).
  4. Voor het innen van de gemeenschappelijke kosten en lasten wordt voorzien in een 2de bankrekening, op naam van de beheerder voor de incasso en de betaling van de gemeenschappelijke lasten. De verrekening van de gemeenschappelijke lasten gebeurt onder toepassing van het BTW-regime; aldus kunnen de BTW-plichtige huurders de BTW op hun effectief kostenaandeel recupereren of is art. 20 van het BTW-wetboek (“BTW te voldoen door medecontractant”) van toepassing).
  5. SCMS-Ceusters beschikt over een specifiek tailor-made beheerspakket, in eigen beheer ontwikkeld en derhalve haar intellectuele eigendom, ten behoeve van:
    • de jaarbudgetten en de budgetopvolging
    • de huuropvragingen en debiteurenbewaking
    • de kostenafrekening
    • de diverse financiële rapporteringen
    • het globaal managementrapport

Deze programma’s worden trouwens voortdurend bijgestuurd in functie van nieuwe ontwikkelingen en behoeftes.

Indien gewenst kan de opdrachtgever via modem rechtstreeks toegang hebben tot de centrale computersystemen van de beheerder voor on-line raadpleging van de projectgebonden informatie, uiteraard met behoud van de nodige beveiliging / vertrouwelijkheid van de gegevens.

 

 

Het administratief en juiridisch beheer houdt een vorm van beheer in die gericht is op het op een efficiënte en doorzichtige wijze analyseren en vastleggen van alle relevante gegevens met betrekking tot het winkelcentrum en de kantoren, en het periodiek geven van overzichten daaruit, etc. …

Organisatie

  1. Voor het administratief en juridisch beheer treedt de portfolio-manager op als coördinerende partij i.v.m. de diverse deelactiviteiten. Hij / zij is tevens vast aanspreekpunt voor eigenaar en huurders / erfpachters.
  2. De portfolio-manager verzorgt de rapporteringen ten overstaan van de opdrachtgevers, voert de briefwisseling met de huurders inzake de toepassing van de huurovereenkomsten, met overheidsinstanties, e.d.
    Voor specifieke technische aangelegenheden wordt hierbij uiteraard beroep gedaan op technische medewerkers, dewelke instaan voor de specifieke bouwtechnische opvolging en controle ter plaatse (cfr. technisch beheer).
  3. Jaarlijks wordt per gebouw een inkomsten- en uitgavenbegroting opgemaakt m.b.t. het volgende werkingsjaar. 
    Het is een overzichtelijk beleidsdocument dat aan de opdrachtgevers wordt overgemaakt voor verdere bespreking.
    Het jaarbudget omvat de prognose omtrent :
    • De te verwachten huurinkomsten:
      • theoretische huuropbrengsten (100 % bezetting)
      • prognose leegstand
      • prognose (her)-verhuringen
      • eventuele dubieuze debiteuren
      • eventuele diverse andere inkomsten
    • De te verwachten exploitatie-uitgaven ( = kosten ten laste van de eigenaars):
      • aandeel onroerende voorheffing (niet recupereerbaar bij huurders / erfpachters en / of waarvoor geen vrijstelling kan bekomen worden)
      • aandeel verzekeringspremie gebouw
      • eventuele leegstandkosten
      • beheervergoeding
      • verhuurkosten
      • prognose groot onderhoud en investeringen in functie van evaluatie technische toestand van de gebouwen
      • andere (plaatsbeschrijvingen, ev. procedurekosten, taxaties,…)